Tas: Manfaat Administrasi File Dan Folder Serta Caranya

Sebagai Tenaga Administrasi Sekolah ataupun operator sekolah aku sering dihadapkan dengan ketik mengetik dan menyimpan file. Laptop inventaris yang aku pegang dan gunakan juga menyimpan banyak file dokumen dari guru guru, kepala sekolah dan arsip dalam acara manajemen sekolah. Dengan begitu banyaknya file perlu untuk menyimpan dan menatanya di folder yang sudah diatur dan direncanakan untuk menyimpan file apa saja. Penyimpanan pada komputer itu juga menyerupai lemari pakaian kita, ada shaf shaf untuk memisahkan baju-baju, kalau rapi kan enak. Meskipun pada komputer atau laptop ada kemudahan pencarian file, kadang masih sulit ditemukan apa lagi kalau file yang tersimpan sudah sangat banyak.
Sebagai Tenaga Administrasi Sekolah ataupun operator sekolah aku sering dihadapkan dengan TAS:  Manfaat Manajemen File dan Folder Serta Caranya

[Daftar Isi]


Manfaat Manajemen File dan Folder

  1. File tertata rapi yummy dilihat
  2. Mudah menemukan file yang telah disimpan
  3. Memudahkan dalam efisiensi ruang penyimpanan. Maksudnya kalau memori penuh kita dapat cepat memilih file mana yang harus dihapus.
  4. Backup data penting dengan cepat. Mungkin ada kondisi laptop mengalami rusak dan sudah kelihatan gejala error/kerusakan, dengan bertindak cepat pribadi melaksanakan backup file data penting.

Cara Manajemen File dan Folder.

Ada banyak cara manajemen file dan folder diantaranya:
  1. Kelompokan file berdasarkan jenis file menyerupai file dokumen (.doc .xls .ptt), gambar (.jpg .png), video, musik, lagu.
  2. Mengelompokkan file berdasarkan kegunaan, misal folder kerjaan, folder kerja sampingan, folder kepala sekolah, folder kiprah kuliah, folder video, folder lagu.
  3. Kelompokan file berdasarkan tahun. Hal ini bisanya diletakkan didalam subfolder.

Tips Manajemen File dan Folder

Berikut ini ialah tips manajemen file dan folder yang paling bagus berdasarkan versi .id sebagai tenaga manajemen sekolah.

  1. Buat dan gunakan folder yang konsisten. Gunakan nama folder yang umum dan jangan terlalu panjang
  2. Pisahkan antara file – file maupun folder PROSES dan ARSIP. Folder proses untuk file yang sering dibuka atau yang sedang dikerjakan. Untuk file proses atau sedang dikerjakan memakai folder my document yang secara default sudah tersedia. Folder arsip dipakai untuk menyimpan file yang sudah final atau jarang dibuka.
  3. Pisahkan file berdasarkan file type, contohnya ada folder khusus foto, folder video, folder lagu, folder ebook. Biasanya dilaptop buat minimal dibentuk 3 pratisi direktori yaitu drive C, D, dan E. Saya biasa memakai drive C khusus untuk jadwal sofware atau kawasan penginstalan, drive D khusus untuk data-data file dokumen, drive E khusus untuk file multimedia menyerupai video, foto, dan lagu.
  4. Pisahkan file pada folder yang dibentuk berdasarkan kategori tata keadministrasian . Misalnya kalau di sekolah buat folder kepegawaian, kesiswaan,  keuangan, kurikulum, persuratan, dll.
  5. Jangan menciptakan hirarki  atau sub folder terlalu dalam.
  6. Gunakan jenis gambar icon berbeda untuk setiap kategori folder.

Cara mengganti icon folder pada video ini: https://youtu.be/KI5an87haCs

Lihat juga: 
Demikianlah ulasan singkat ihwal manfaat manajemen file dan folder berikut dengan cara dan tipsnya. Semoga bermanfaat

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel